3.3 Metadata

Metadata (eller index data) brukes i alle bibliotek for å organisere mapper. Metadata vises som rullegardiner når du lager eller redigerer mapper. Du velger metadata per felt. Bruk av metadata skaper ensartethet i din dokumentstruktur. Valg av metadata bør være gjennomgående for et bibliotek. Om noen ikke velger metadata, så vil dette påvirke sorteringsfunksjonalitet da sortering skjer basert på metadata. Metadata kan også være fritekst.

Fellesmetadata benyttes av alle bibliotekene. Det ligger inne forslag til metadata når du installerer appen. Disse kan redigeres av områdets eier. I Contract har du følgende fellesmetadata:

Kontraktstype – Brukfeltet for å sortere på type kontrakter, som forsikringskontrakter, konsulentkontrakter, husleiekontrakter etc.

Selskap – Det juridiske selskap som har inngått kontrakten. Dere kan selv velge om dere vil laste opp kontrakter for et eller flere juridiske selskap på ett nettsted. Du bør registrere selskapsnavn her før du starter å etablere mapper.

Avdeling – Avdelingen som er ansvarlig for kontrakten.

Valuta – Valuta som kontraktsforpliktelsen må gjøres opp i. Dette må korrespondere med beløp i kontrakten.

Endringsvariabel – Dette feltet anvendes hvis du har avtaler med variabel betaling. Her angis variabelen som gjelder i avtalen, for eksempel timepris, i % av omsetning, stk pris.

Oppsigelsesfrist – Oppsigelsesfrist er fristen for oppsigelse av kontrakten. Er det en fast kontrakt uten oppsigelsesmulighet (for eksempel leasing av et driftsmiddel) oppfører man ingen frist her.

Fellesmetadata vil fremkomme som rullegardinsmeny når man registrerer metadata i en mappe. Øvrige data som må legges inn i mappen:

Tittel – navn på kontrakten. Vi anbefaler at man har en beskrivelse som gjør den lett å identifisere. Det bør etableres en mappe for hver kontrakt. Ved fornyelse av en kontrakt med samme motpart krysser man av for utgått kontrakt på den opprinnelige kontrakten, slik at denne kan sorteres ut av oversikten og fortsatt være tilgjengelig ved behov. Hvis du legger inn betalingsdata vil kontrakten ikke vises etter at betalingsperioden utløper, dersom du velger å skjule utgåtte kontrakter nederst. Ved å kopiere data til ny mappe etableres raskt en mappe for den nye kontrakten. Legg så inn kontrakten med vedlegg i denne mappen.

Motpart – dette er laget som et fritekstfelt der navn på kontraktsmotpart fremkommer. Ønsker man å sortere på kontraktsmotpart er det viktig at man skriver navnet konsistent for sortering.

Kontrakt id – dette er kontraktsmotpartens id eller din egen id på kontrakten.

Er kontrakten forhåndsbetalt? – Velg Ja dersom leie betales på forhånd, altså i begynnelsen av hver periode. Velg Nei dersom den betales i slutten av perioden.

Kontraktsbetalinger – Her legges inn enten faste betalinger eller budsjetterte betalinger for variable kontrakter.

Har Kontrakten andre kontraktsbetalinger? – Her kan det registreres flere betalinger på en kontrakt, - for eksempel faste og variable betalinger.

Er det en kontrakt med variable betalinger? – Her kan det registreres informasjon om de variable betalingene.

Engangskontraktsbetalinger – For å bruke engangsbetalinger i løpet av leieperioden, oppgi beløpet (i kontraktsvaluta) og dato for betalingen. Et eksempel kan være avtalt kjøp av et driftsmiddel.

Kommentar til engangskontraktsbetalinger - Legg til en kommentar angående engangskontraktsbetalingen.

Reguleringsdato - Dato kontrakten reguleres. Denne datoen er viktig for oppslaget på forsiden for reguleringer. Etter at et reguleringstidspunkt er overskredet, må datoen endres for å få neste tidspunkt for regulering (For eksempel å endre årstall ved årlig regulering av en kontrakt). Dersom kontrakten løper en gitt periode uten regulering, anbefaler vi å sette inn samme dato som gyldig til… i dette feltet. Ved kjøp av en eiendom eller et selskap hvor det er en etterfølgende garantiperiode, setter du den datoen i feltet slik at dette ikke glemmes. Ved kjøp av selskap med etterfølgende oppgjør, kan f.eks. fristen for å reise krav mot motparten settes inn. Hvis Power Automate funksjonen er slått på under Settings, benyttes dette feltet i Power Automate.

Ansvarlig - Oppgi avdeling eller person som er ansvarlig for kontrakten og som skal kontaktes når det nærmer seg kontraktsfornyelse. Vi vil anbefale å bruke en rolle og ikke et navn, slik at man slipper å endre hvis denne personen slutter eller får en annen rolle i selskapet. Hvis Power Automate funksjonen er slått på under Settings, benyttes ikke dette feltet.

Rett til fornyelse - Hvis kontrakten inneholder en rett til forlengelse, osv., krysser man av her.

Kommentar - Fritekst for viktig informasjon om kontrakten.

Utgått - Når kontrakten har løpt ut krysser man av for denne her. Dette vil gjøre det enklere å skille ut utgåtte kontrakter. I standardinnstillingen blir utløpte kontrakter automatisk skjult for visning i biblioteket. Disse kontraktene kan vises ved å klikke (Se kapittel 4) og flyttes til et eget bibliotek for utgåtte kontrakter, ved bruk av flytt mappe funksjonen (Se kapittel 4.10).

Hvert bibliotek inneholder en forklaring om dokumenter som skal lagres på området og hva du skal opprette av metadata. Når man oppretter et bibliotek kan det hende at man ikke har full oversikt over behovet for metadata. Basert på erfaring ved bruk, kan metadata tilpasses ytterligere til selskapets behov. Forslag til mapper med metadata følger med hvis du velger dette ved første gangs installasjon. Dette vil gjøre det lettere for deg å bygge ditt egen arkiv.

⚠ Hvis appen er satt opp flere ganger, kan ikke metadata endres samtidig for alle installasjonene. Endring av metadata gjøres per installerte app.

⚠ Vær oppmerksom på at når du lager en mappe i et bibliotek og savner en verdi av metadata, så kan du ikke gå rett derfra til innstillinger for å lage en ny verdi. Mappen må lagres først. Deretter kan innstillinger for metadata endres og du kan gå inn, redigere mappen og sette inn den nye verdien.

⚠ Hvis en metadatakategori ikke skal benyttes, så kan disse fjernes. Dette bistår vi med og det anbefales ikke å forsøke å gjøre dette selv.

3.3.1 Redigering av metadata

For å redigere metadata, trykker du på tittelen du ønsker å redigere under riktig kategori.

Trykk på til høyre for å redigere verdien. Når du er ferdig, trykk på for å lagre redigeringer. Bruk for å slette. Du lager nye verdier ved å skrive inn tekst og trykke nederst på listen over metadata.

⚠ Merk at om du sletter eller endrer verdier herifra, vil alle mapper du har brukt disse verdiene på endres for å reflektere endringene. En låst mappe vil også endres!