9.2 Menu

9.2.1 Meny regnearket og oppdater data fra SharePoint

Innstillinger settes opp i Menu arket, og her oppdateres kontraktene ved å klikke på Update contracts.

(Hvis du trenger å se en tidligere kontraktsfil, kan du bruke Versjonskontroll for å gå tilbake. Du finner Versjonskontroll i menyen bak filen i SharePoint ved å klikke på de tre prikkene etter VERSJONSLOGG)

Fjern alle kontrakter fra Menu ved å klikke på Clear lease sheet.

9.2.2 Innstillinger

Ved å trykke på Settings knappen finner du en innstillingsmeny som har forskjellige valg.

Warning and error settings

Hide warnings: Om du merker av i avmerkingsboksen, vises ikke advarselfanen i regnearket. Dette er nyttig hvis du har sjekket alle advarsler og har konkludert at leieavtalene er registrert riktig.

Currency settings

Use closing currency rates only: Om du merker av i denne boksen, vil kun sluttkurs brukes. Sluttkursen bestemmes av valutadatoen, som er samme dato som Period end datoen, som er angitt i Lookup periods. Velg bort Use closing currency rate only for å benytte gjennomsnittskurs. Lookup periods setter datointervall for å hente gjennomsnittskurs.

Currency exchange rate source: Du kan spesifisere valutakilden. To kilder er foreløpig tilgjengelige i rullegardinsmenyen, Norges bank og Sveriges riksbank. Hvis du er interessert i å legge til din egen valutakilde, kan du kontakte oss for å se om det er mulig å bygge den inn.

Use budget currency rates: Om du merker av i denne boksen, vil budsjettkurs benyttes kun for fremtidige perioder.

Only use budget rates for future currency conversion: Merk av i denne boksen, så vil budsjettkurs benyttes kun for fremtidige perioder.

Show currency conversion in Excel formula: Du kan enten velge å vise alle formler for valutakonvertering, eller du kan vise noen formler, eller du kan skjule formler.

9.2.3 Valg av perioden

Det viktige å huske på (I tillegg til å alltid klikke på Update contracts når du har gjort en endring i SharePoint) er å velge periode i beregningsfilen. Perioden som velges tar med seg de aktive kontraktene i den perioden. Er kontrakter ennå ikke startet, eller om kontrakter er utløpt, vil det ikke eksistere noen data for den valgte perioden.

For periodevalg (Period Start og Period End) kan man slå opp perioder ved å bruke rullegardinsmenyen eller skrive inn datoene.

Hvis startdatoen ikke er angitt, settes den automatisk til 1. januar i samme år som sluttdatoen. For eksempel, ved valget nedenfor vil hele 2021 vises, siden det er ikke nødvendig å sette startdato.

Her vises data for de tre første kvartalene i 2021.

Her vises data for det tredje kvartalet i 2021, ved å velge juli 2021 som startdato.

Og her vises data kun for september måned.

Når sluttdatoen er tom, blir den automatisk satt til den siste datoen i samme måned som startdatoen. Data kun for september måned kan også vises slik.

Period Start og Period End påviker hvilke tall som vises i resultatkolonnen. Det viser tallene mellom Period Start og Period End. Hvis begge er tomme, blir søkeresultatet tomt. Hvis bare Period Start er tom, får du summen for hele perioden fra januar til Period End (Dvs. at det skal vise “år til dato” tallet). Hvis bare Period End er tom, får du resultatet for måneden som er satt i Period Start (dvs. en månedsperiodes tall).

9.2.4 Søk etter filtre

Det finnes en rekke funksjoner for sortering og filtrering. Dere har søke filter øverst. Dette er kriteriene som blir brukt når du lager oversikten. Om disse er tomme, vil alle kontraktene vises.

For å sette et nytt filter, kan du enten trykke på rullegardinsmenyen i venstre kolonne (Kolonne B) og få en liste over alle tilgjengelige filtre, eller så kan du skrive inn navnet til filteret.

Du kan også anvende {Ctrl}{Space} for å få opp en meny med alle valg. Klikk på en hvilken som helst celle i den venstre kolonnen (Kolonne B), og trykk deretter CTRL og SPACE samtidig. Du kan raskt søke i filteret ved å skrive inn nøkkelordet eller bokstavene (Autofullføring) i pop up-vinduet. Klikk på filteret du vil bruke (Beskrivelsen av filteret vises i vinduet), og klikk deretter OK.

For å gjøre et valg, velger du deretter fra rullegardinsmenyen i den tilsvarende høyre kolonnen (Kolonne C). Her velges filter ut i fra data som er registrert i SharePoint.

Når et filter er valgt, oppdateres oversikten automatisk. For å slette et filter, kan man fjerne verdiene i en av de to kolonnene. Dette kan enklest gjøres ved å velge celle og trykke Delete på tastaturet.

Rullegardinsmenyen er for øyeblikket valgt slik at den også blir oppdatert, dynamisk. Dette betyr at hvis man for eksempel har fire kategorier totalt blant alle kontraktene sine, og disse er strengt fordelt på to selskaper, så vil bare de tilknyttede kategoriene vises i valgmenyen, hvis et firmafilter allerede er valgt.

Title filteret er et fritekstsøk i stedet for et valg, og det søker etter navnet som kontraktene er gitt i SharePoint. Feltet blir lest som regex, noe som betyr at du kan gjøre ganske kompliserte søk, om ønskelig.

9.2.5 Endre kolonner i visningen

Du kan også velge hvilke kolonner som vises i resultatet selv. Det er mulig å legge til nye kolonner eller endre hva som vises i en eksisterende kolonne.

Velg en overskriftscelle og endre overskriften enten ved å skrive inn en ny overskrift selv, velge fra rullgardinmenyen eller ved å velge fra menyen som dukke opp ved å trykke {Ctrl}{Space}. Den sistnevnte menyen er både søkbar og inneholder informasjon om hva resultatet representerer. Dersom du skriver overskriften selv så er det mulig å legge til “(metadata)” på slutten av overskriften. Da vil man tvinge kolonnen til å vise data fra et metadatafelt i ShareControl-appen. Man kan for eksempel skrive “Kontrakt id (metadata)” og da er man sikker på at verdiene er hentet rett fra ShareControl-appen.

Her er Start date valgt.

Det er mange valg i kolonner, som gir deg mulighet å tilpasse forsiden til dine preferanser.

Etter at et valg er gjort, vil visningen oppdateres automatisk. Bare alternativet, Title, vil resultere i en kobling til arbeidsarket som er knyttet til det. For å slette en kolonne fra resultatene, kan du igjen velge kolonnetittel og slette innholdet ved å trykke Delete på tastaturet.

Som nevnt i forrige avsnitt, er det flere av resultatene som avhenger av hva som er valgt som Period Start og Period End.