4.1 Lage mapper
Ved å trykke på nytt element, vil du få opp et bilde som nedenfor. Her må du legge inn de ulike metadata (Egenskaper).
For å redigere en eksisterende mappe, trykker du på mappenavnet. Du vil se et lignende skjermbilde, inkludert valgmuligheter for å redigere og slette mappen og laste opp relevante filer.
4.1.1 Tips til oppretting av mapper
Når du har satt opp de bibliotekene du trenger, kan du begynne å etablere mapper og laste opp dokumenter. Vi anbefaler at hver kontrakt får en egen mappe, for å registrere metadata korrekt. Hvordan du ønsker å gjøre dette er opptil deg, men et par ting bør du vurdere:
• Har du flere kontrakter som har felles metadata, er det lurt å bruke kopi funksjonen.
• Ikke begynn med å laste opp hele arkivet ditt. Start med de nyeste dokumentene og de dokumentene du trenger.
• Erfaringen er at en må prøve seg litt frem før en finner den løsningen som passer.
• Vær nøye med å velge riktig metadata i hver mappe. Mappen kan kopieres og dokumenter og metadata brukes på nytt (For eksempel ved kopiering i forbindelse med opprettelse av ny kontrakt). Ikke lag for mange mapper. Tenk på hva du har behov for å sortere.
4.1.2 Tips til registrering av kontraktsbetalinger
Dere har to valg i kontraktsløsningen:
a) Å legge inn avtalte eller budsjetterte kontantstrømmer pr. kontrakt, med egne bibliotek for kontrakter hvor dette ikke er ønskelig.
b) Å ikke ha kontantstrømmer med kun oppslag i kontrakter.
Hvis dere ønsker løsning b) kan dere velge kategorien Kontrakter – Kontrakter uten betalinger når dere lager biblioteker (se gjerne kapittel 3.2 Bibliotek).
Hvis dere allerede har biblioteker med kontraksbetalingsfelter, kan dere slå av feltene hvor det registreres kontantstrømmer under Innstillinger, Egenskaper og brukerstøtte. Dere finner da dette valget i bunnen.
Tykk på denne og skjul de feltene som vist nedenfor.
Ingen av bibliotekene vil da inneholde betalings-informasjonen som vist nedenfor . Hvis dere skal få full nytte av vårt Excel verktøy for budsjett og oversikt (se gjerne kapittel 8.3) , må det legge inn kontantstrømmer på kontrakter.
Vi deler inn i to typer kontrakter. De med faste betalinger og de med variable betalinger (For eksempel, honorar pr time, % av omsetning, etc.).
1) Faste løpende betalinger
Dette er avtaler som har faste betalinger, som for eksempel leieavtaler, forsikringer, serviceavtaler, etc. Det er et fast månedlig eller kvartalsvis beløp som skal betales. Dette kan selvsagt også anvendes dersom dere foretrekker å budsjettere med faste beløp hele- eller deler av året.
Velg om kontrakten er forskuddsbetalt eller etterskuddsbetalt. Med forskuddsbetalt menes at den betales i begynnelsen av perioden, og med etterskuddsbetalt menes at den betales i slutten av perioden.
Velg deretter kontrakts valuta. Det vil si den valuta som betales til leverandør. Det er en valutaomregningsfunksjonalitet i rapporteringsfilen i Excel, se kapittel 8.
Register deretter betalinger og frekvens. Dere kan legge inn så mange perioder dere vil.
2) Variable betalinger
Vi anbefaler at dere legger inn det elementet kontakten er basert på (For eksempel timepris, % av omsetning eller andre variabler), og at dere bruker feltet for kontraktsbetalinger, som vist ovenfor, til å registrere hva dere budsjetterer med fremover. Dere kan legge inn så mange perioder dere vil. For eksempel hver måned, hvis dere har kontrakter som varierer mye fra måned for måned. Her er et eksempel.
Tips! Har dere mange kontrakter med variable månedlige betalinger, bruk gjerne kopifunksjonen fra en kontrakt for å få opp flere.
Legg deretter inn endringsvariabelen og beløpet som vist nedenfor
Dette vil da komme frem i Power BI kontraktoppslaget eller i oppslaget i Teams.
Det er også mulig å legge inn engangsbetalinger eller flere kontraktsbetalinger, som vist nedenfor. Engangsbetalinger kan være et planlagt eller gjennomført innkjøp av et driftsmiddel. Engangsbetalingen registreres da på en gitt dato, og hvis det er medfølgende serviceavtale, legges dette beløpet inn med riktig frekvens.
Her er et eksempel på innkjøp av en bil 01.01.21, med en etterfølgende serviceavtale til 1200 pr mnd.
Dette vil fremkomme slik i Excel rapporteringen, hvor det i januar 2021 vises både kjøp av bilen og serviceavtale for en måned, og det i etterfølgende måneder kun er betaling av serviceavtalen:
