4.3 Valg for mapper og filer (tannhjulet)

Til venstre for mappene (Radene i tabellen), vises det ikoner for ulike valg. Du kan også trykke på selve tittelen til mappen for å gå rett til visning og redigeringsmodus (Hvis mappen ikke er låst) for den mappen.

Hvis mappen inneholder filer, vil ikonet «» og «» vises for å indikere at du kan trykke på det for å vise eller skjule filene som tilhører mappen.

⚠ Merk hvis radene er oransje er mappene låst og kan ikke redigeres. Innholdet kan kun leses og eventuelt kopieres.

⚠ Mapper som har en farge rundt koffert-ikonet har en oppgave tilordnet mappen og fargen viser status på oppgaven. Les mer om dette under kapittelet om oppgavebehandling (Kapittel 5).

Slik ser det ut når vi åpner noen mapper:

Filene vises rett under folderen. Trykk på filen for å åpne dokumentet eller velg Åpne fil i tannhjulet. Tannhjulet inneholder også valg for å redigere filnavnet, laste ned filen og slette filen.

4.3.1 Valg for mappen (tannhjulet)

Trykker du på tannhjulet til mappen vil du se følgende meny:

● Opprett nytt dokument lar deg lage en Word, Excel, PowerPoint eller OneNote fil på stedet. Det krever at du skriver navnet på filen og velger hva slags fil du skal lage. Filen vises umiddelbart under mappen.

● Last opp filer lar deg laste opp filer fra din datamaskin. Du kan både bruke filvelgeren ved å trykke på Velg filer eller dra filene over fra din maskin til dette vinduet for å laste opp.

● Egenskaper viser mappens egenskaper og metadata. Når du har valgt Egenskaper, kommer man først til visnings bildet. Hvis du ønsker å endre navn eller metadata, kan du gå videre til redigeringsmodus. Samme vinduet vises om du trykker på navnet til mappen.

● Kopier med filer lar deg kopiere en mappe og metadata, inklusive filene i mappen. Når dokumenter skal gjenbrukes i en ny mappe, så kan man ved å velge Kopier med filer raskt gjøre dokumentene klare for den nye mappen. Ved å trykke på kan du samtidig redigere filnavnet.

● Kopier uten filer lar deg kopiere en mappe og metadata uten selve filene.

● Flytt mappe lar deg flytte en mappe med filene til et annet bibliotek. Velg biblioteket du vil flytte mappen til i denne menyen.

● Lås lar deg låse en mappe, slik at den ikke kan bli redigert av andre. De vil fortsatt ha lesetilgang. Dette valget endres til Lås opp når mappen er allerede låst fra før. Lås og Lås opp kan kun utføres av personer med administrasjonsrettigheter eller eier av område/ nettsted.

● Opprett oppgave lar deg lage en oppgave i mappen, inklusive valgfri forfallsdato, og tildele denne oppgaven til en annen bruker av ShareControl.

4.3.2 Valg for filer (tannhjulet)

Tannhjulet på en fil viser følgende meny:

● Åpne fil åpner filen.

● Last ned fil laster ned filen til din PC eller server.

● Kopier lenke til fil gir deg tilgang til URL-adressen til filen for å kopiere lenken hvis du har behov for denne.

● Kopier til samme mappe gir deg en kopi av filen til samme mappe. Du kan endre filnavnet i denne undermenyen.

● Egenskaper viser en dialog hvor du kan endre navnet på filen.

● Slett vil slette filen fra mappen.

● Adobe Sign og DocuSign støtter elektronisk signatur, se kapittel 4.4.

Når mappen er låst er det ikke lenger mulig å endre filene.

Rask visning av dokumenter. Bak hver mappe og fil finner du tre prikker. Klikk for å dele mappen raskt og begge deler og se filen. Du kan også åpne versjonsloggen for å få tilgang til tidligere versjoner av dokumentene. Bruken er forklart nærmere i et eget kapittel (kapittel 4.8).