9.1 Mappe opp excelfilen mot bibliotek

Det må alltid være en link mellom SharePoint og Excelfilen. Etableres det et nytt bibliotek, eller om en kontrakt legges i et bibliotek som ikke er linket mot beregningsfilen, må en link etableres. Slik lager du en link fra SharePoint til Excelfilen:

Ha regnearket du skal anvende åpent i Excel (Og unngå å ha mange andre filer åpne).

Når Excel åpnes, sørg for at du aktiverer makroer i dokumentet. Dette gjør du ved å høyre klikke på filen og trykke på «Egenskaper». Dermed trykker du på «Fjern blokkering», trykk deretter på OK.

Trykk på knappen nederst på biblioteket som skal linkes, som vist nedenfor:

Når du har klikket, vil du få en lignende pop-up. Hvordan det ser ut avhenger av nettleseren din:

Klikk OK for å fortsette. Dermed vil en fil ved navn query.iqy bli lastet ned.

Åpne filen. Når filen er lastet inn, skal Excel vises i et nytt vindu og stille dette spørsmålet:

Dette informerer deg om at filen bruker datatilkoblinger, noe som betyr at dataene i tabellen leser fra SharePoint og at dette må slettes med brukeren. Klikk Aktiver. Velg Nytt regneark fra oppfølgingsdialogen og klikk OK:

Du skal nå se et nytt ark med navnet Query i kontraktsfilen som inneholder kontraktsdataene dine. Vi anbefaler å gi nytt navn til dette arket med navnet på SharePoint-biblioteket.

Hvis dette arket tilfeldigvis ble lagt til feil Excel-fil, kan du enkelt flytte det til riktig fil ved å høyreklikke på arket og velge Flytt eller Kopier… fra menyen. Velg riktig destinasjonsbok i dialogboksen, og bekreft flyttingen ved å klikke OK:

Når dette er gjort, bør du nå ha en kontraktsfil med arket som inneholder kontraktene dine. Når du klikker på knappen Update leases på menyarket, vil nye kontraktsdata lastes ned direkte fra SharePoint-biblioteket til Excel-kontraktfilen.

NB! Du trenger kun å gjøre dette en gang når du setter opp en lenke. Deretter går oppdateringene automatisk for eksisterende og nye kontrakter i biblioteket, som er mappet opp mot Excel kontraktsfilen. Du kan slette en link ved å slette arket hvor informasjonen kommer opp.

9.1.1 Advarsel om frakoblede arbeidsbøker (advarsel ID 605)

I kontraktsfilen finns det advarsler som melder fra til brukere hvis det finnes regneark som ikke er koblet til SharePoint. Da vises en liste over alle frakoblede regneark.

Hvis du har regneark som ikke er koblet til SharePoint, når du oppdaterer beregningsfilen ved å trykke på Update leases, vil du få et pop up-vindu som advarer deg om at det finnes datakilder som ikke er koblet til SharePoint.

Etter at du har klikket OK, vil du kunne se hvilke regneark som ikke er koblet til SharePoint i advarselarkfanen.

Du må slette de frakoblede regnearkene, som er oppført i advarselarkfanen, og etablere lenken mellom bibliotekene i SharePoint og beregningsfilen på nytt.